Como a LGPD afeta a contabilidade da sua empresa?

Com a estabilização da tecnologia e o avanço da era digital, as informações têm cada vez mais importância. Tratando-se de contabilidade, elas são ainda mais relevantes e agora geram uma preocupação a mais: a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), sancionada recentemente e que mudou a forma de lidar com informações.

Com mudanças tão importantes, os setores contábeis de empresas de diferentes segmentos já sentem os impactos dessas alterações. Elas influenciam diretamente a rotina de diversos negócios e precisam ser conhecidas a fundo. Este artigo trará uma análise sobre o assunto, mostrando como as empresas devem preparar-se para a LGPD. Confira!

Entenda melhor o que é a LGPD

A LGPD é uma nova lei que tem como proposta principal a proteção dos dados digitais que a maioria das empresas tem sob sua posse atualmente. Isso envolve não só as informações sobre o próprio negócio, mas também as dos clientes das companhias. Tudo que é armazenado e gerido deve ganhar atenção especial.

Essa nova lei foi sancionada em 14 de agosto de 2018 pelo então presidente Michel Temer, e essa data é extremamente importante por um detalhe: as empresas têm 18 meses exatos para completarem a total adequação às novas exigências. Do contrário, multas altas podem ser a consequência para as empresas que não se adaptarem.

A imposição da LGPD tem também um impacto direto no Marco Civil da Internet, com a proposta de tornar as atividades digitais ainda mais seguras. Recentemente, empresas como o Facebook envolveram-se em situações de vazamento de dados de usuários. A LGPD tem como foco proteger a população de situações como essas.

A origem da LGPD

A proposta da LGPD tem uma inspiração que veio da Europa. Por lá, foi aprovada uma medida semelhante, chamada GPDR (General Data Protection Regulation, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados), cuja ideia era muito similar. Acontece que esse documento emitido pela União Europeia tem ampla extensão.

Se uma empresa brasileira tinha atuação em território europeu, ou tinha clientes de lá, também precisou adaptar-se à GPDR. Com isso, esse processo já é conhecido por muitas companhias, e muitas delas agora precisam considerar também a nova lei do Brasil, que já está em vigor.

Saiba mais sobre os impactos da LGPD

A LGPD impacta diretamente as empresas de contabilidade, uma vez que elas retêm informações importantes sobre seus clientes e outras pessoas. Por estarem envolvidas nesse nicho que está sob a regulamentação, mudanças significativas devem ser adotadas. Isso garante a adequação à lei e à proteção das atividades.

Nesse processo de adequação, algumas medidas devem ser colocadas em prática. Escritórios de contabilidade devem preparar-se diante do que a LGPD define como prioritário na proteção e gestão de dados. A seguir, entenda como essa lei impacta as empresas e quais medidas devem ser tomadas.

Consentimento no recolhimento e uso de dados

O portador dos dados é o único que pode autorizar as empresas de contabilidade a usá-los. Para isso, deve haver esse consentimento explícito, sendo reforçado especialmente em sistemas digitais. Além disso, o uso dos dados deve ser feito somente com a finalidade apontada. Fugir disso também pode gerar problemas para a empresa.

Diferenciação entre controlador e operador

A LGPD também traz a necessidade de as empresas distinguirem quem faz o uso de dados, e isso é determinado em dois níveis de trabalho: controlador e operador. O primeiro tem o papel de direcionar o que será feito com os dados. Já o operador é quem trabalha com eles, na prática. A responsabilidade de cada um é diferente, por isso há a necessidade dessas definições.

Comitês de segurança da informação

O Data Protection Officer é o modelo europeu que inspirou a mesma exigência na LGPD. Trata-se de comitês voltados apenas às avaliações das medidas de proteção de dados que a empresa está praticando. Assim, a empresa pode ter as novas medidas difundidas entre os colaboradores, ajudando na implementação das orientações.

Medidas de redução de exposição

São as medidas necessárias para proteger os dados que a empresa tem em sua posse. São técnicas de segurança, administrativas e de operação diversas, sempre implementadas de maneira ampla, de modo que todos os colaboradores possam praticar. Isso também é parte do trabalho do comitê de segurança da informação.

Responsabilidade às terceirizadas

As empresas têm subcontratantes que realizam serviços diversos. Essas empresas terceirizadas também devem adequar-se às medidas de proteção de dados. Elas estão sujeitas às sanções, se estiverem envolvidas em casos de vazamento. A elas são estendidas as responsabilidades na atuação. Então, é fundamental ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.

Entenda as consequências do não cumprimento da LGPD

Como toda legislação, o não cumprimento das definições da LGPD pode ter graves consequências às empresas de contabilidade. A lei define claramente multas e sanções significativas, que podem gerar proibições e, até mesmo, o fim das atividades do negócio. É fundamental saber cada detalhe para evitar punições.

As multas

As empresas que trabalham com dados têm, a partir da data da lei, 18 meses para conseguirem adequar todas as suas atividades dentro da LGPD. Após esse período, as cobranças começam a valer, e as multas são uma das sanções que mais preocupam. Ainda que não haja vazamentos, o descumprimento pode ser grave.

Algumas dessas multas podem chegar a R$ 50 milhões por cada infração cometida, valores que podem ter um impacto muito grande nas empresas. Desse modo, ainda que a implementação de novas práticas gere muitas demandas, é melhor aderi-las do que sofrer as penalizações.

A falta de boas práticas pode gerar desde comunicados e advertências até multas. É sempre importante lembrar que ela é um dos últimos níveis. Regularmente, órgãos reguladores também exigem relatórios de busca para checar como a empresa tem conduzido a segurança dos dados.

Proibição das atividades

Em casos mais graves, em que advertências e multas não foram suficientes, a proibição das atividades pode ser determinada. Isso significa que as empresas de contabilidade não poderão continuar qualquer trabalho em que haja o tratamento de dados. A proibição, nesse sentido, pode ser parcial ou total.

A LGPD segue um modelo de sucesso e que, de modo geral, beneficia a sociedade na proteção contra o vazamento de dados. Às empresas de contabilidade, cabe a adequação, evitando, assim, sanções e punições que podem ser prejudiciais.

Este é um assunto interessante, fundamental e que precisa ser difundido. Compartilhe este post nas suas redes sociais para que mais pessoas entendam sobre o tema!

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