Entenda a importância do uso de um sistema de gestão de documentos

Deseja tornar sua empresa mais organizada e eficiente, de forma a facilitar sua vida e trazer um maior controle ao seu negócio? Para que isso seja possível, o uso de sistema de gestão de documentos é algo que não deve faltar.

Os registros de toda a papelada são fundamentais para uma boa administração da empresa. No entanto, o grande volume dos comprovantes pode dificultar o manejo e, consequentemente, acarretar problemas para a companhia, como em relação à gestāo fiscal.

Sabendo disso, no artigo de hoje vamos falar sobre como o uso de sistema de gestão de documentos ajuda a resolver essa situação. Continue lendo e confira!

O que é gestão de documentos?

É a atividade de administrar os documentos por meio de um modelo organizado, eficiente e, sobretudo, inteligente.

Ela possibilita o arquivamento dos registros de maneira adequada, de acordo com a classe e necessidade de utilização. Isso assegura vantagens, como uma busca rápida e facilitada.

Qual a importância da gestão de documentos?

Com a gestão de documentos é possível evitar diversos problemas, como a falta de produtividade gerada pela desorganização e procedimentos demorados.

Além do mais, auxilia em processos de auditoria, por meio da pesquisa mais ágil e simplificada. Com isso, a empresa pode cessar os problemas fiscais e, ainda, utilizá-la como ferramenta estratégica para melhorar o planejamento e até identificar maneiras de reduzir os tributos.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão de documentos?

A utilização da tecnologia para implementar a gestão de documentos pode trazer inúmeros benefícios para toda a empresa, como é destacado a seguir.

Maior segurança e controle

Um software automatiza os processos de forma a reduz os erros durante o preenchimento e armazenamento de documentos. Também realiza cópias de segurança em nuvem, de modo que é possível recuperar os arquivos de qualquer lugar conectado à internet.

Além disso, possibilita definir quem pode acessar cada arquivo. Dessa forma, as informações da empresa se tornam mais seguras.

Pesquisa facilitada

Por meio de alguns cliques é possível encontrar o documento desejado em poucos segundos. Isso graças ao reconhecimento óptico dos caracteres (OCR) — tecnologia que converte papéis digitalizados em arquivos editáveis. Com isso, em instantes, qualquer palavra específica é localizada entre todos os arquivos do acervo.  

Aumento da produtividade

A pesquisa que antes poderia levar horas torna-se muito mais rápida. Dessa forma, os colaboradores não perdem tempo, como ocorre em procedimentos burocráticos ou buscas em pilhas de arquivos. Assim, podem trabalhar nas suas funções com maior dedicação, aumentando a produtividade e lucratividade da companhia.

Redução dos custos

Uma plataforma diminui a necessidade de documentos físicos e, consequentemente, de locais para armazenamento. Também permite o descarte no momento determinado pela lei, evitando dificuldades geradas pelo acúmulo.

Dessa forma, além de economizar com material, como papel, estantes e outros, é possível reduzir custos ao investir no espaço para o estoque.

Os benefícios que o uso de sistema de gestão de documentos trazem para a companhia podem, inicialmente, não parecer claros para o empreendedor. Afinal, é normal não conhecer as funcionalidades e capacidade dessas plataformas em melhorar todo o trabalho da empresa.

No entanto, ao observar a vantagem estratégica trazida por meio da organização e a simplificação das buscas nos registros, é possível perceber o grande auxílio dessa ferramenta para a produtividade em diversos setores.

E então, restou alguma dúvida a respeito da importância do uso de um sistema de gestão de documentos? Se sim, não perca tempo! Entre em contato com a nossa empresa.

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